Polityka prywatności i cookies

ex-space.org • Wersja z 9 września 2026 r.

Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osób odwiedzających stronę ex-space.org, przesyłających zgłoszenia dotyczące pracy, współpracy, wynajmu stanowiska lub akademii oraz kontaktujących się z nami w tych sprawach.

1 Administrator danych i kontakt

Administratorem danych jest ILLIA SAMOILIUK, przedsiębiorca prowadzący działalność pod marką EX SPACE, NIP 1133148475, adres: ul. Adama Mickiewicza 8/A, 14-200 Iława, Polska. W sprawach danych osobowych możesz napisać na ex.space.work@gmail.com lub na powyższy adres.

2 Jakie dane przetwarzamy

W formularzach zbieramy imię, dane kontaktowe wskazane przez Ciebie (telefon, Instagram, Telegram lub WhatsApp), informacje o doświadczeniu zawodowym oraz wybranym języku kontaktu. Zakres danych zależy od rodzaju zgłoszenia. Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie.

Do zgłoszenia dołączane są data i godzina, rodzaj zgłoszenia, język strony, strona wysłania formularza oraz parametry źródła wejścia UTM, jeśli znajdują się w adresie. Służą one przypisaniu zgłoszenia do właściwej oferty i ustaleniu, skąd do nas trafiło. Jeżeli odbieramy zgodę, przechowujemy również informację o jej udzieleniu.

Formularz nie zawiera pola e-mail. Jeżeli samodzielnie napiszesz do nas e-mail, przetworzymy Twój adres, treść wiadomości i przesłane załączniki. Podczas korzystania ze strony dostawcy infrastruktury mogą otrzymywać IP, czas i adres żądania, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz adres strony odsyłającej, zależnie od ustawień przeglądarki.

Podanie danych jest dobrowolne. Imię i co najmniej jeden sposób kontaktu są potrzebne do obsługi zgłoszenia. Bez nich nie będziemy mogli odpowiedzieć. Informacje o doświadczeniu są wymagane tylko wtedy, gdy są potrzebne do oceny zgłoszenia dotyczącego pracy lub współpracy. Udostępnienie profilu Instagram jako portfolio i podanie dodatkowych kanałów kontaktu jest dobrowolne. Nie przesyłaj dokumentów tożsamości ani danych o zdrowiu lub innych informacji niezwiązanych ze zgłoszeniem.

3 Cele i podstawy prawne

• Wynajem stanowiska, współpraca B2B, umowa zlecenia i akademia: rozpatrzenie zgłoszenia, kontakt i działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

• Rekrutacja na umowę o pracę, jeżeli dotyczy zgłoszenia: dane wymagane przepisami — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy; dodatkowe dane przekazane dobrowolnie — zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO i właściwymi przepisami Kodeksu pracy.

• Pozostała korespondencja i organizacja obsługi zgłoszeń, w tym przypisanie ich źródła: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest udzielanie odpowiedzi, prawidłowe kierowanie zgłoszeń i ustalenie skuteczności źródeł zgłoszeń bez śledzenia użytkownika między serwisami.

• Działanie i bezpieczeństwo strony, dostarczanie jej treści oraz diagnozowanie błędów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym interesem jest udostępnienie sprawnego i bezpiecznego serwisu. Zapis ustawienia języka opisujemy w punkcie 8.

• Ochrona przed konkretnymi roszczeniami i realizacja praw dotyczących danych: odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ochrona naszych praw) lub art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wykonanie obowiązków wynikających z RODO).

Dane przetwarzane na podstawie zgody wykorzystujemy wyłącznie w jej zakresie. Możesz ją wycofać w każdej chwili, pisząc na podany adres e-mail. Wycofanie nie zmienia zgodności z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zgłoszenie nie oznacza zgody na reklamę ani na udział w przyszłych rekrutacjach.

4 Kto otrzymuje dane

Zgłoszenia obsługuje administrator i upoważniony menedżer. Dane z formularza trafiają przez Google Apps Script do Arkuszy Google. Powiadomienie o zgłoszeniu jest przesyłane przez bota Telegram do osób odpowiedzialnych za jego obsługę. Zakres przekazany Telegramowi zależy od zawartości tego powiadomienia.

Jeżeli wybierzesz kontakt przez Instagram lub WhatsApp, dostawca wybranego komunikatora otrzyma dane potrzebne do tej komunikacji. Informacje mogą również otrzymać podmioty świadczące pomoc techniczną, w niezbędnym zakresie, oraz organy uprawnione na podstawie prawa.

Rola dostawcy zależy od usługi i warunków współpracy: może on działać w naszym imieniu albo jako odrębny administrator dla własnych celów. Polityki dostawców opisują ich własne przetwarzanie: Google, Telegram, Netlify, Cloudflare, OpenStreetMap.

5 Jak długo przechowujemy dane

• Zgłoszenia do akademii, wynajmu i współpracy oraz zwykłą korespondencję: do zakończenia sprawy i nie dłużej niż 6 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu. Gdy nie dochodzi do dalszego kontaktu, termin liczymy od otrzymania zgłoszenia.

• Zgłoszenia do bieżącej rekrutacji: do jej zakończenia, nie dłużej niż 6 miesięcy od zgłoszenia. Nie zachowujemy ich automatycznie do przyszłych naborów. Taki cel wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody z określonym terminem.

• Po zawarciu umowy niezbędne dane stają się częścią jej dokumentacji. Ich dalsza retencja wynika z realizacji umowy, obowiązków prawnych i terminów przedawnienia właściwych roszczeń. Informację odpowiednią do zawieranej umowy przekazujemy przy jej zawarciu.

• Jeżeli powstanie spór, zachowujemy tylko niezbędne dane do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia. Nie przedłuża to automatycznie przechowywania wszystkich zgłoszeń.

Zasady usuwania dotyczą również kopii pozostających pod naszą kontrolą, w tym zgłoszeń w Arkuszach Google i powiadomień w Telegramie. Dane techniczne w infrastrukturze są przechowywane według reguł odpowiedniego dostawcy i jego roli, z uwzględnieniem obsługi połączeń, diagnozowania błędów i ochrony przed nadużyciami. Ustawienie języka ma termin opisany w punkcie 8.

6 Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z wymienionych usług może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA i Wielkiej Brytanii, oraz w innych państwach wskazanych w dokumentacji dostawców. Sama lokalizacja serwera w Europie nie wyklucza dostępu z państwa trzeciego.

Przekazanie danych poza EOG następuje wyłącznie na zasadach przewidzianych w rozdziale V RODO: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym w ramach EU–US Data Privacy Framework w odniesieniu do dostawców posiadających aktualną certyfikację) albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.

Informację o zastosowanych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii możesz otrzymać, pisząc na ex.space.work@gmail.com.

7 Twoje prawa

Na warunkach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Możesz też przenieść dane, jeżeli podstawą jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się automatycznie. Masz prawo wycofać zgodę oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Żądanie wyślij na ex.space.work@gmail.com. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca. Jeżeli sprawa wymaga przedłużenia przewidzianego w RODO, poinformujemy Cię o tym i o powodach. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: informacje UODO.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają. Zgłoszenia ocenia człowiek.

8 Cookies i pamięć przeglądarki

W obecnej konfiguracji nie wdrażamy własnych cookies ani narzędzi Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel lub podobnych narzędzi reklamowych. Brak cookies nie oznacza braku przetwarzania danych technicznych przez hosting, mapy i inne zasoby wymienione w punkcie 4.

W localStorage zapisujemy wybrany przez Ciebie język, aby zachować ustawienie strony. Ten zapis nie służy reklamie. Pozostaje do zmiany ustawienia lub usunięcia danych strony przez Ciebie albo przeglądarkę. Możesz go usunąć w ustawieniach przeglądarki; wtedy strona może ponownie poprosić o wybór języka. Zapis służący realizacji żądanego ustawienia języka traktujemy jako funkcjonalność konieczną w rozumieniu art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej.

Przed wprowadzeniem narzędzi analitycznych lub reklamowych zaktualizujemy tę informację. Technologie wymagające zgody będą uruchamiane po jej uzyskaniu, z możliwością odmowy i późniejszego wycofania. Samo korzystanie ze strony nie stanowi takiej zgody.

9 Rezerwacje Fresha i wiadomości marketingowe

Na ex-space.org nie przyjmujemy płatności online. Link do rezerwacji prowadzi do zewnętrznej platformy Fresha, której operatorem dla użytkowników w UE jest Fresha.com SV Limited. Obowiązuje tam polityka prywatności Fresha.

Fresha odpowiada za przetwarzanie dla własnych celów platformy. Podmiot świadczący wybraną usługę odpowiada za dane, które wykorzystuje do obsługi klienta i wizyty; Fresha może przetwarzać je w jego imieniu. Jeżeli usługę świadczy administrator EX SPACE, odpowiadamy za ten zakres. Jeżeli wykonuje ją niezależny przedsiębiorca, jego dane powinny być wskazane przy rezerwacji.

Nie wykorzystujemy zgłoszeń z formularzy strony do wysyłki reklam. Potwierdzenia wizyt i przypomnienia należy odróżnić od promocji. Marketing własny Fresha podlega jej zasadom; marketing wysyłany przez Fresha na zlecenie salonu pozostaje również odpowiedzialnością tego salonu i wymaga właściwej podstawy oraz zgód. Ta polityka dotyczy strony i zgłoszeń; nie zastępuje informacji przekazywanych przy rezerwacji lub zawieraniu umowy.